原本为了解决民政管理问题而召开的会议，后来在华夏共和国历史上，被称为第一次立国准备会议。这次会议召开于大文朝宝丰九年，西历1637年，农历七月。
在后来为准备华夏共和国第一次全国代表大会而进行的一系列预备会议中，将第一次代表大会的召开日期确定在了宝丰九年腊月初二。
这所以要准备这么长的时间，一方面是因为会议场地等基础设施需要建设的时间，另一方面是由于互助会的各个省远在天南海北，把召开会议的消息送到各地，又要各地选举自己的参会代表，并准备相应的资料，再赶到青岛来开会，需要耗费的时间不是小数。
更重要的是，为了召开第一次全国代表大会而组建的会议筹备组需要在会议开始前做好的工作实在太多。
筹备组需要进行的工作包括一切基建准备的统筹，确定议事流程和选举、表决流程，确定提案规则，以及对外事务的处理——基本就是如何面对大文朝的立场问题。
需要尽早确定的是各基地代表名额和代表产生规则，这些事情要尽量早地通知到各基地，然后给基地留出足够的时间来确定他们的代表名单。现在互助会的管理人员普遍不足，多数代表都有着比较重要的岗位职责，像江北城或舟山岛的代表，他们来青岛开上几天到十几天的会，再加上往返的时间，至少需要两三个月的时间脱离自己的岗位，肯定要提前将工作安排好，才能放心地离开。筹备组就要负责为这些代表们预留出尽量充足的时间来为会议做准备。
筹备组除了要完成这些准备之外，还要特别处理的一件事，就是与大文朝的有关系问题。
互助会大张旗鼓地筹备这第一次代表大会，并且直接打出了“全国”代表大会的名义，大文官府即使再迟钝，也应该明白了互助会这是想做什么。为了避免大文胡乱猜测反应过度，就有必要将互助会的意图通报给大文朝官府——如果对互助会这次会议没有明确的了解，哪个官员都不免担心他们会打起旗号一路打到京城去，改朝换代。
包括章泽天在内的绝大多数筹备组成员都明白，大文朝各级官府派在青岛的探子肯定不在少数，章泽义的统计局已经确定了的探子就有超过二十人，分布在各个行业岗位上，只是出于一些特别的目的，这些探子并没有被抓捕，他们还打算利用这些人向文朝官府传递一些他们希望传递出去的信息，并通过这些人了解一些官府的动向。如果直接将人抓起来，等于是切断了他们与文朝官府之间的信息